Varmuuskopioi menneisyytesi, jotta tulevaisuudella olisi historia

Kuinka moni teistä ottaa säännöllisesti ja riittävän usein varmuuskopiot tietokoneensa kiintolevylle tallennetuista tärkeistä tiedostoista? Veikkaan että aika harva, ainakin siihen saakka kunnes on saanut itse menettää jotain oikeasti tärkeää koneensa rikkoutumisen takia. Onhan toki mahdollista palauttaa tietoja rikkoontuneelta levyltä, mutta se on erikoistyötä ja erikoishinnoilla.

Varmuuskopionti kannattaa. CD- ja DVD-levyt ovat yleensä halvempia kuin tietojen palautus rikkinäiseltä kiintolevyltä tai jos vaikka olet itse vahingossa poistanut tiedostoja ja huomaatkin sen vasta pitkän ajan kuluttua, kun tiedostoja ei voi enää kiintolevyltä löytää. Kaikki tärkeät tiedostot kannattaa varmuuskopioida periaatteessa aina kun niitä muuttaa, mutta tämä on jo ehkä hieman turhankin työlästä. Itse kopioin normaalitärkeyden tiedostot viikoittain ja vain erittäin tärkeät jokaisen muutoskerran jälkeen. Tietysti tähän vaikuttaa myös se kuinka suuria muutoksia on tullut tehtyä. Jos tiedostot varmuuskopio tiedosto kerrallaan, niin ei tietenkään ole järkeä kopioida muuttumattomia tiedostoja.

Varmuuskopioiden ja muiden CD- ja DVD-levyjen käytössä on kuitenkin ongelmia, jos niitä pitää säilyttää pitkiä aikoja. Ns. kotipolttoiset levyt tuhoutuvat kohtuullisen helposti ja ei niiden oikeaoppinen säilyttäminenkään kestävyyttä kovin paljoa paranna. Vaikka levy itsessään kestäisi niin miten voisimme nyt olla varmoja siitä, että me tai meidän jälkipolvemme voimme lukea niiden sisältävä informaatiota tulevaisuudessa. Vastaus on varsin pessimistinen: Emme mitenkään. Pitkittäissäilytyksessä ainoa mahdollinen ratkaisu on huoltaa arkistoituja levyjä säännöllisesti eli ensinnä tehdä niistä uudet kopiot määrä välein (jotta levyjen luettavuus säilyisi) ja muuttaa tiedostojen formaattia tarpeen tullen (suosimalla avoimia formaatteja).

Toistaiseksi ainakin olen varsin skeptinen tietojen arkistoimiseen digitaalisessa muodossa CD:lle tai muistitikuille tai muille sellaisille. Minä suosisin ainakin vielä jonkin aikaa happovapaata paperia tiedotojen tallennukseen. Jos tiedot tulostaa happovapaalle paperille käyttämällä OCR-kirjasinta on todennäköistä, että tiedot saadaan kohtuullisen vähällä vaivalla siirrettyä tarvittaessa digitaaliseen muotoon tulevaisuudessa.

Valokuvia ei kuitenkaan kannata alkaa tulostamaan paperille, sillä ne saattavat säilyä tai sitten olla säilymättä, mutta niitäkään en välttämättä säilyttäisi pelkästään digitaalisessa muodossa. Teettäisin säilytettävistä valokuvista klassiset valokuvat, onnistuu helposti esimerkiksi ifolorin kautta ja nämä kuvat kun säilyttää valolta suojattuna tasaisissa olosuhteissa niin eivätköhän ne säily kohtuullisesta. Valokuvissa on vain se ongelma, että niiden kokoelmaa pitää uudistaa määrä vuosin, koska ainakin nykyisien kuvien värit muuttuvat säilytyksen myötä. Muistakaa myös, etteivät valokuvat ole minkään arvoisia, jos niissä ei ole taustatietoja olemassa. Niinpä kuvat kannattaa luetteloida (luettelointi numero kuvan kääntöpuolelle) ja erilliseen (happovapaalle) paperille tehtyyn luetteloon ainakin seuraavat tiedot (jos mahdollista) kuvista:

• Jos kuva liittyy johonkin teemaan tai muuhun niin otsikko
• Hyvä ajatus on myöskin laittaa otsikon perään numero merkintä siitä monesko kuva ko. teemasta tämä on. Esim. (5/10)
• hyviä otsikoita ovat esimerkiksi ”Joulu 2008" tai "XXX:n 50-vuotispäivät"
• huono otsikko: "Joulu"
• Kuvauksen kohde eli mitä/ketä kuva esittää
• Kuvaus aika mahdollisiman tarkkaan
• Kuvauspaikka (tyyliin: Suomi, Keski-Suomi, Jyväskylä, Yliopisto, Kemian laitos, KEM1-luentosali). Tämä voi tuntua tyhmältä, mutta välttämättä kaikki jälkipolvet eivät osaa/pysty tekemään johtopäätöksiä vähemmästä informaatiosta
• Kuvaaja ja kuvaajan suhde tapahtumaan
• siis esimerkiksi onko kyseessä palkattu kuvaaja tai muuta
• Jos kuvalla on jokin erikoistarkoitus ollut alunperin (esim. lehtikuva), niin maininta siitä

Huom! Näitä ei tule kirjoittaa kuvan taakse, koska se teettäisi ylimääräistä työtä aina uudistettaessa kuvia.

Lisätietoja arkistokelpoisista (eli siis kestävistä) materiaalaista ja menetelmistä löytyy Arkistolaitoksen vuosittain päivitettävästä päätöksestä.

Paperisen puhelinluettelon funktio

Larko kirjoittaa Eniron painetusta puhelinluettelosta blogissaan otsikolla Ympäristöpommi räjähti eteisessä (10.4.2008). Painetun puhelinluettelon toimittaminen oletuksena jokaiseen kotiin ja vielä useampina kappaleina (tähän talouteen taisi tulla kolme eri julkaisijan puhelinluetteloa viimevuonna) on minusta varsin tyhmää. Suuri osa ihmisistä kuitenkin hakee nykyään puhelinnumeroita ja muita yhteystietoja Internetistä ja yksityisten ihmisten puhelinnumerot 020202:sta tai vastaavasta – kännykkänumeroitahan ei edes oletuksena merkitä painettuihin luetteloihin. Yritykset, joiden yhteystietoja ei löydy netistä ja sen lukuisista yritystietokannoista, eivät ansaitse asiakkuuksia kolmannella vuosituhannella, kuten Larkokin omassa kirjoituksessaan toteaa.

Minulla olisi varsin toteuttamis kelpoinen ehdotus puhelinluetteloiden painattamiseen ja jakeluun, sillä puhelinluetteloista kokonaan luopuminen on vielä liian varhaista. Jokaiseen talouteen jaettaisiin ensin kyselylomake, jossa kysyttäisiin halutaanko tähän talouteen painettu puhelinluettelo vaiko ei; oletuksena olisi tietenkin ei. Ja sen jälkeen luetteloa painettaisiin näiden tilausten verran ja ehkä hieman enemmän ihan varmuuden vuoksi. Tässä säästettäisiin rahaa ja luontoa. Luultavasti mainostajatkin olisivat tyytyväisempiä, kun tietäisivät, etteivät heidän maksamansa mainokset päätyisi suoraan paperikoriin.

Lopuksi vinkki vanhentuneista tai tarpeettomista puhelinluetteloista kärsiville. Puhelinluetteloita voi käyttää kasviprässinä laittamalla kasvit aina vaikkapa 10 sivun välein luettelon lehtien väliin ja sitten vielä muutama luettelo (tai jotain muuta painavaa) luettelon päälle painoksi.