Hyvän ja tyylikkään kirjeen kirjoittaminen ei ole lainkaan vaikeaa. Se on itseasiassa joka kerta aina vain helpompaa, koska samaa muotoa voi käyttää käytännössä kaikkeen asiointiin eri viranomais- tai muiden tahojen välillä elleivät he erikseen toisin käske toimia. Korostettakoon vielä, että vapaamuotoinen kirje/hakemus noudattaa yleisiä kirjeen ulkoisia tunnusmerkkejä, sillä vapaamuotoisuus vain tarkoittaa, ettei tarvitse käyttää erillistä lomaketta (täydellisen vapaamuotoisia kirjeitä on tuskallisen hidasta ja työlästä käsitellä).
Tyylikäs kirje on nopea lukuinen ja jo vilkaisulta käy ilmi mitä kirje käsittelee ja kenelle se pitäisi organisaatiossa toimittaa, mikäli osoitettu väärälle henkilölle.
Kirjeen perusperiaatteita (ei noudata varsinaisesti mitään standardia):
- Vasenpaan yläkulmaan kirjoitetaan lähettäjän nimi ja osoite:
- Nimi
- Lähiosoiterivi 1
- Lähiosoiterivi 2
- Postinumero ja -toimipaikka
- Ensimmäiselle riville oikeaan kolmannekseen kirjoitetaan tummennettuna yleisotsikko:
- esim. ILMOITUS
- tai VALITUS
- Samalle riville postinumeron kanssa kirjoitetaan yleisotsikon kanssa samalle sarakkeelle kirjeen päiväys muodossa 8.9.2009 (ilman etunollia).
- Pari riviä lähettäjän osoitetietojen alapuolelle kirjoitetaan vastaanottajan täydelliset osoitetiedot, vaikka ne kirjoitetaan vielä kuoreenkin (kuorihan yleensä heitetään roskiin). Ota mallia lähettäjän osoitetiedoista.
- Jälleen muutama rivi tyhjää ja sen jälkeen sarkaimen tai parin verran (riippuu lähinnä vastaanottajan osoitteen leveydestä) tummennetulla yksityiskohtainen ASIA-otsikko
- esim. ASIA: VALITUS KOSKIEN HÄIRIKÖINTIÄ MALLIKATU 4:SSÄ
- Tämän jälkeen tulee varsinainen kirje jaettuna kappaleisiin ja sisennettynä ainakin yhtä pitkälle mitä ASIA-otsikkokin. Kirjeen kappaleista kaikkien ensimmäistä riviä (lukuunottamatta ensimmäistä kappaletta) sisennetään sarkaimen verran.
- Kirjeen loppuun merkitään allekirjoitus (ja nimenselvennys) sekä paikka ja aika kaikki alkavat samasta sarkaimesta paperin puolivälistä (huom! Ei keskitystä, vaan sarkaimella keskivaiheille).
- Jyväskylässä 8.9.2009
- [jätä tähän pari riviä tyhjää varsinaista käsin kirjoitettua allekirjoitusta varten]
- Nimenselvennys.
- Mahdollinen titteli
- Tarvittaessa sähköposti ja puhelinnumero (molemmat omille riveilleen)
- Toimitettaessa useammille vastaanottajille allekirjoituskohdan jälkeen tulee jakelulista:
- JAKELU:
- Jokaisen vastaanottajan nimi omalle riville
- Mikäli kirjeessä on liitteitä kirjoitetaan tähän kohtaan liiteluettelo:
- LIITTEET:
- Liite A: Liitteen otsikko. [jokainen liite omalle riville ja sille oma kirjain]
Tämän jälkeen kirje onkin valmis suljettavaksi kuoreen. Kuoren merkitsimisestä olen kirjoittanut otsikolla Osoitteiden merkitsemisestä.
Hyvin muotoiltu kirje selkiyttää vaikeatakin asiaa ja helpottaa viestin perille menemistä. Se myös kertoo lähettäjänsä omistautumisesta asialle. Eikä pidä myöskään unohtaa, että hyvin muotoiltuun kirjeeseen on vastaanottajan helpompi merkitä arkistoimis- tai edelleenlähettämismerkinnät.
